綜合檔案管理信息平臺(tái)簡(jiǎn)介

綜合檔案管理信息平臺(tái)主要應(yīng)用于政府、機(jī)關(guān)、科研院所及各企事業(yè)單位，在設(shè)計(jì)方面，采用現(xiàn)今流行的程序設(shè)計(jì)語(yǔ)言JAVA進(jìn)行開(kāi)發(fā)，大大提高了系統(tǒng)運(yùn)行效率、可靠性、穩(wěn)定性。同時(shí)，數(shù)據(jù)庫(kù)支持Microsoft Access,Microsoft SQL Server,MySQL,Oracle等。在通用性方面，考慮到信息資源的共享和整合，是將來(lái)信息系統(tǒng)發(fā)展的必然趨勢(shì)，故在設(shè)計(jì)中加入通用數(shù)據(jù)接口、單點(diǎn)登陸接口等，以供辦公系統(tǒng)及相關(guān)信息系統(tǒng)的信息共享和轉(zhuǎn)換。在數(shù)據(jù)安全方面，采用獨(dú)立的文件加解密、文件存儲(chǔ)下載服務(wù)器技術(shù)，提高了電子檔案的瀏覽速度，同時(shí)防止用戶非法復(fù)制及打印。在查詢利用方面，以全文檢索的方式對(duì)檔案目錄及原文進(jìn)行檢索，大大提高了數(shù)據(jù)檢索的效率。在檔案業(yè)務(wù)利用方面，采用工作流引擎技術(shù)（WorkFlow），提高了檔案如鑒定、編研、借閱審批等業(yè)務(wù)工作效率。

一、系統(tǒng)特點(diǎn)

1、功能模塊布局合理、操作簡(jiǎn)單方便

系統(tǒng)按照檔案管理業(yè)務(wù)流程組織設(shè)計(jì)功能模塊，所有功能在同一個(gè)界面下顯示，檔案數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)和操作一目了然，使用十分方便快捷。

2、實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理

系統(tǒng)可以與OA、MIS、PORTAL等業(yè)務(wù)系統(tǒng)無(wú)縫連接，通過(guò)有效的前端控制，使大量有價(jià)值的電子文件按照檔案管理要求，自動(dòng)、完整、規(guī)范地采集到電子檔案管理系統(tǒng)中。

3、實(shí)現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)的全面管理

提供完整的信息收集、整理、歸檔、編研、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷毀、查閱、借閱、庫(kù)房管理等全面自動(dòng)化管理。

4、支持多全宗、多單位的管理模式

滿足集團(tuán)及下屬單位不同全宗設(shè)置實(shí)體分類的需要，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理、集中及分布式存儲(chǔ)相結(jié)合的多全宗管理模式。

5、系統(tǒng)安全可靠

通過(guò)對(duì)角色權(quán)限設(shè)置，可以明確各級(jí)人員閱檔（文）范圍，以及相應(yīng)的操作權(quán)限。檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在數(shù)據(jù)庫(kù)及文件服務(wù)器上，系統(tǒng)根據(jù)用戶的具體權(quán)限，控制用戶可以瀏覽的數(shù)據(jù)的范圍，以及對(duì)應(yīng)的操作功能，保證檔案數(shù)據(jù)安全、可靠。

6、支持多種電子文件格式的檢索、瀏覽和顯示

提供200多種圖形、圖像、文本和電子表格等不同文件格式的歸檔管理和顯示功能；支持絕大多數(shù)文字類型文件的全文檢索功能，包括Word、Excel、PDF、TXT、RTF等常見(jiàn)格式。

二、系統(tǒng)結(jié)構(gòu)

系統(tǒng)最外層，是“信息發(fā)布系統(tǒng)”，單位可以將公開(kāi)的信息發(fā)布到此系統(tǒng)中，普通用戶不需要登錄驗(yàn)證，即可瀏覽此系統(tǒng)中已發(fā)布的信息，就像瀏覽新聞網(wǎng)站一樣。

同時(shí)，具有登錄權(quán)限的用戶，可以在“信息發(fā)布系統(tǒng)”的登錄入口進(jìn)行登錄操作。登錄之后，用戶可以使用“個(gè)人工作”和“數(shù)據(jù)查詢”功能�！皞€(gè)人工作”中會(huì)列出所有從管理系統(tǒng)中發(fā)出的“待辦事宜”的消息，用戶點(diǎn)擊相關(guān)的消息，即可對(duì)工作進(jìn)行處理；在“數(shù)據(jù)查詢”功能中，用戶可以查詢管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)，系統(tǒng)會(huì)根據(jù)用戶具有的數(shù)據(jù)權(quán)限，列出對(duì)應(yīng)的查詢結(jié)果，用戶還可以在此功能中發(fā)起“借閱”操作，對(duì)數(shù)據(jù)對(duì)應(yīng)的電子原文或?qū)嶓w文件進(jìn)行借閱。

“檔案管理系統(tǒng)”中，普通用戶可以使用核心的“數(shù)據(jù)維護(hù)”和“業(yè)務(wù)功能”功能。

“數(shù)據(jù)維護(hù)”功能即是對(duì)門(mén)類數(shù)據(jù)進(jìn)行日常的：增加、修改、刪除、查詢、替換等日常操作。為了方便用戶錄入數(shù)據(jù)，本系統(tǒng)特別設(shè)置了多種多樣的“字段功能”，包括：自動(dòng)增加、值繼承、繼承父記錄值、組合值（將當(dāng)前記錄中其他值組合為此字段的值）等等，而且“字段功能”還可以通過(guò)二次開(kāi)發(fā)進(jìn)行擴(kuò)展。

“業(yè)務(wù)功能”是檔案管理工作中，其他業(yè)務(wù)對(duì)應(yīng)的功能，例如：庫(kù)房管理、鑒定銷毀、借閱管理等，可以滿足各個(gè)崗位的工作人員的日常工作需要。

為了支撐日常的業(yè)務(wù)工作，以及為了應(yīng)對(duì)不同用戶的不同需要，在系統(tǒng)支撐層，設(shè)計(jì)了“組織機(jī)構(gòu)管理”、“數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)管理”、“功能資源管理”、“權(quán)限角色管理”、“原文服務(wù)管理”、“報(bào)表引擎”等基礎(chǔ)功能。通過(guò)這些功能對(duì)系統(tǒng)的定義，可以方便的應(yīng)對(duì)需求的變化，更加快捷、方便的滿足不同客戶的需求。

三、系統(tǒng)模式

本系統(tǒng)采用B/S結(jié)構(gòu)，即服務(wù)器/瀏覽器模式，主體應(yīng)用部署在服務(wù)器端，客戶端只需要有IE瀏覽器，并且能訪問(wèn)本系統(tǒng)服務(wù)器即可。

為了滿足客戶具有下級(jí)單位的管理問(wèn)題，本系統(tǒng)還支持多單位的管理。建立多個(gè)單位后，每個(gè)單位的用戶可以登錄自己?jiǎn)挝坏墓芾硐到y(tǒng)，使用自己?jiǎn)挝华?dú)立的權(quán)限設(shè)置。如果用戶具有多個(gè)單位的登錄權(quán)限，在登錄系統(tǒng)時(shí)，還可以選擇需要登錄的單位，進(jìn)入到指定單位的系統(tǒng)中。在數(shù)據(jù)庫(kù)層，每個(gè)單位的數(shù)據(jù)是獨(dú)立存儲(chǔ)的，可以有效的分散系統(tǒng)在運(yùn)行過(guò)程中的數(shù)據(jù)壓力。

四、主要解決的問(wèn)題

4.1 用戶使用問(wèn)題

本系統(tǒng)在設(shè)計(jì)時(shí)，充分考慮了用戶的使用習(xí)慣，采用模擬應(yīng)用程序的系統(tǒng)界面，保留了諸如“列表中單選、復(fù)選、批量選擇”等功能，可以使用戶快速上手、快速熟悉。

在界面設(shè)計(jì)時(shí)，盡量滿足人體工程學(xué)的要求，使用戶鼠標(biāo)滑動(dòng)的軌跡最短，點(diǎn)擊次數(shù)最少，減少用戶使用系統(tǒng)時(shí)的工作強(qiáng)度。

4.2 系統(tǒng)維護(hù)問(wèn)題

系統(tǒng)的“組織機(jī)構(gòu)管理”、“數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)管理”、“權(quán)限設(shè)置”、“系統(tǒng)設(shè)置”的功能，采用簡(jiǎn)單易用的界面設(shè)計(jì)，很多界面大量采用了拖拽等功能，降低了系統(tǒng)維護(hù)的難度，使系統(tǒng)管理員、業(yè)務(wù)管理員可以方便、快捷的對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行日常的維護(hù)和管理。

4.3 數(shù)據(jù)及原文存儲(chǔ)問(wèn)題

為了加快系統(tǒng)的查詢速度，降低數(shù)據(jù)庫(kù)的運(yùn)行壓力，本系統(tǒng)對(duì)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)時(shí)，采取了“分單位分表”的存儲(chǔ)策略。即每個(gè)單位的門(mén)類表都是獨(dú)立的、私有的，這樣在查詢時(shí)，可以在一定程度上保證數(shù)據(jù)查詢的效率，提高系統(tǒng)運(yùn)行的速度。

由于檔案系統(tǒng)原文上傳量巨大，為了解決海量原文存儲(chǔ)的問(wèn)題，本系統(tǒng)采用了“原文服務(wù)”的方式，對(duì)原文存儲(chǔ)進(jìn)行動(dòng)態(tài)的擴(kuò)展。

“原文服務(wù)”支持“文件系統(tǒng)”和“WebDAV”兩種模式。系統(tǒng)可以無(wú)限制的添加任意多個(gè)原文服務(wù)，原有的原文存儲(chǔ)到達(dá)極限時(shí)，只需為當(dāng)前單位指定一個(gè)新添加的原文服務(wù)，即可實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)的原文存儲(chǔ)擴(kuò)展。

“文件系統(tǒng)”即是當(dāng)前服務(wù)器所掛載的磁盤(pán)系統(tǒng)中的文件存儲(chǔ)路徑，可以直接進(jìn)行設(shè)置。但此種模式會(huì)受到操作系統(tǒng)管理磁盤(pán)分區(qū)2T的限制。

“WebDAV”采用公開(kāi)的，基于HTTP端口的WebDAV協(xié)議進(jìn)行文件傳輸。WebDAV協(xié)議具有安全、透明、高效的特點(diǎn)，并且已經(jīng)成為標(biāo)準(zhǔn)的協(xié)議，被絕大多數(shù)HTTP服務(wù)器支持。本系統(tǒng)中使用開(kāi)源的Apache服務(wù)器作為WebDAV文件服務(wù)器，可以保證系統(tǒng)的安全和穩(wěn)定。

4.4 二次開(kāi)發(fā)問(wèn)題

本系統(tǒng)采用標(biāo)準(zhǔn)的MVC架構(gòu)，使用業(yè)界流行的STRUTS、SPRING、HIBERNATE作為基礎(chǔ)的開(kāi)發(fā)平臺(tái)，將對(duì)系統(tǒng)的基本元素，如：組織機(jī)構(gòu)、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、數(shù)據(jù)管理等的操作提取出來(lái)，抽象為開(kāi)放的API接口。進(jìn)行二次開(kāi)發(fā)時(shí)，程序員只需調(diào)用這些API，即可實(shí)現(xiàn)對(duì)底層基本元素的操作，可以有效的提升開(kāi)發(fā)速度。

系統(tǒng)在設(shè)計(jì)時(shí)，充分考慮了功能的擴(kuò)展，在系統(tǒng)功能、門(mén)類功能、業(yè)務(wù)表功能等處均設(shè)置了開(kāi)放的接口，可以根據(jù)用戶不同的需求，快速進(jìn)行相應(yīng)功能的開(kāi)發(fā)，并且可以簡(jiǎn)單的進(jìn)行功能的掛接。

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